Необходимо запомнить, что документы постоянного и временного сроков хранения не группируют в одно дело. Существует правило, по которому в дело не помещают более 250 листов при его толщине не более 4 см. … В учебных заведениях обычно документы группируются в течение учебного года (т.
Кто осуществляет контроль за правильным формированием дел в организации?
Номер дела, в которое должен быть подшит документ, определяет директор департамента или исполнитель в соответствии с номенклатурой дел. 133. Контроль за правильным формированием дел осуществляется отделом организации делопроизводства и архива Департамента управления делами и государственной службы.
Как оформляются дела постоянного и долговременного сроков хранения?
Завершенные дела постоянного и долговременного (свыше 10 лет) сроков хранения хранятся по месту их формирования в течение трех лет, а затем сдаются в архив.
Можно ли в рамках одного дела собирать документы за несколько лет?
При частичном оформлении дела (в делопроизводстве это общепринятый термин) допускается документы оставлять в папках, в которые они помещались в течение делопроизводственного года, и не проводить каких-либо дополнительных действий с ними. … более 10 лет), включая документы по личному составу.
Какой срок дела постоянного и временного свыше 10 лет хранения хранятся по месту их формирования до передачи в архив на хранение?
При этом дела, имеющие срок хранения свыше 10 лет, передаются в архив не раньше, чем через год, и не позже, чем через 3 года после их завершения. Документы временного срока хранения до 10 лет в архив не передаются и хранятся в структурных подразделениях, в которых они были созданы.
Кто занимается формированием документов в дела в организации?
д.). Формированием дел в структурных подразделениях организации занимаются работники, ответственные за ведение делопроизводства. Контроль за формированием дел осуществляется службой ДОУ.
Кем утверждается сводная номенклатура дел организации?
Номенклатура дел организации на предстоящий календарный год составляется в последнем квартале текущего года. Согласованная с архивным учреждением номенклатура дел в конце каждого года уточняется, утверждается руководителем организации и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.
Что значит документы постоянного срока хранения?
Термины и определения», – документ, для которого в соответствии с нормативными документами и иными правовыми актами установлено бессрочное хранение. …
Где хранятся дела по истечении срока текущего хранения?
После истечения указанного срока дела, документы должны быть возвращены на место их хранения в текущий архив структурного подразделения Роструда.
Какие документы относятся к документам длительного срока хранения?
д.); документы долговременного срока хранения (свыше 10 лет) (личные дела, техническая документация и т. д.); документы постоянного (вечного) хранения (планы, отчеты, постановления, решения и др.).
Сколько листов в одном томе гражданского дела?
В деле должно быть не более 250 листов. Если листов больше 250, формируется несколько томов. 4. Документы в деле формируются по хронологии.
Сколько листов должно быть в деле для сдачи в архив?
Собственно архивных документов в сформированном деле должно быть 250 листов минус количество листов внутренней описи, т. к. они должны нумероваться отдельно (п. 4.22 Правил).
Как сделать опись документов для сдачи в архив?
Опись документов в архив
- делается отметка о наличии каждого дела (используют графу «Примечание»),
- указывается количество переданных дел (цифрами и прописью),
- проставляется дата и подписи передавшего и принявшего дела,
- должен утвердить начальник отдела.
Сколько хранятся данные у нотариуса?
6.1. Нотариальные документы-свидетельства, договоры и другие документы, на основании которых они совершены, а также реестры и книги учета до сдачи в государственные архивы хранятся в государственной нотариальной конторе в течение 10 лет.
Когда дело считается заведенным?
Дело считается заведенным с момента появления в папке первого исполненного документа. Формирование дел поручается обычно тем же работникам, которые отвечают за хранение дел. При централизованном ведении делопроизводства дела формируются и хранятся в службе документационного обеспечения управления.
Сколько хранятся копии приказов?
приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 58, характеристики работников, не вошедшие в состав личных дел, должны храниться 75 лет, а документы (справки, докладные, служебные записки, копии приказов, выписки из приказов, заявления и др.) – 5 лет.