График отпусков что это

График отпусков на 2019 год составляйте по новым правилам

График отпусков на 2019 год надо утвердить не позднее чем за две недели до года (ч. 1 ст. 123 ТК РФ). То есть не позднее 17 декабря 2018 года, это понедельник.

В этом году график отпусков надо устанавливать по новым правилам. В ТК появилась новая статья 262.2. Она гласит, что работникам с тремя и более детьми до 12 лет ежегодный оплачиваемый отпуск предоставляется по их желанию в удобное для них время. Соответственно, у них есть приоритет в получении «места в графике».

Как утвердить график отпусков на 2019 год

График должны сделать все работодатели. Иначе могут оштрафовать по ч. 1 ст. 5.27 КоАП. ИП — от 1 до 5 тыс руб., компанию — от 30 до 50 тыс руб.

Унифицированную форму № Т-7 работодатели использовать не обязаны, но на практике именно ею чаще всего и пользуются.

Чтобы известить сотрудников о составлении графика, можно издать приказ, в котором обязать руководителей подразделений собрать у подчиненных их пожелания.

Опросные листы руководители подразделений передают в кадровую службу, где составляют график отпусков, который утвердит руководитель организации.

С графиком сотрудников надо ознакомить под роспись.

Инспекторы могут заявить о рабском труде

ГИТ всегда проверяет график отпусков, анализируя, точно соблюдается ли он. Само отсутствие такого графика чревато компаниям штрафом в 50 тыс. рублей, но вот непредоставление отпуска грозит таким же штрафом уже за каждый случай (т.е. за каждого работника).

Обычно сами сотрудники не ходят или не используют весь отпуск, это и понятно: им выгодно накапливать дни в расчете на последующую компенсацию, да и длинные каникулы многим позволяют достаточно отдохнуть. Но штрафы за это платит компания из своего кармана.

К тому же, появилась и еще более серьезная опасность из-за неиспользованных отпусков. По результатам одной из проверок, ГИТ предложила новую «трактовку» нарушения. Инспекторы усмотрели в нем признаки ст. 127.2 Уголовного кодекса РФ, а это между прочим «Использование рабского труда».

Предписание венчала фраза: «Материалы проверки подлежат направлению в Главное Следственное Управление Следственного Комитета РФ по г. Москве». Возможное наказание за это — вплоть до лишения свободы на срок от 3 до 10 лет.

Мы собрали самые частые вопросы по графику отпусков.

Работник устроился в начале 2019 года и хотел бы отгулять часть отпуска летом. Внесут ли изменения в график отпусков, если он уже утвержден?

Когда работодатель и новый работник согласовали время отпуска последнего, график отпусков должен быть дополнен.

На основании заявления нового работника работодатель должен издать специальный приказ о внесении дополнений в график. Когда именно должно быть написано такое заявление, вправе установить работодатель.

Как пояснили специалисты портала Онлайнинспекция.рф, он вправе требовать от работника написания заявления только в том случае, когда такая обязанность установлена трудовым договором, коллективным договором, соглашением или локальным нормативным актом организации. В противном случае сам работник решает, когда ему написать такое заявление.

Работнику, устроившемуся после составления графика отпусков, придется учитывать высказанные ранее пожелания других работников, за исключением случаев, когда он обладает преимущественным правом на предоставление отпуска. Напомним, что работники в возрасте до 18 лет могут отправиться отдыхать в любое удобное для них время (ст. 267 ТК РФ).

Кроме того, по желанию мужа ежегодный отпуск ему могут предоставить в период, когда его жена находится в отпуске по беременности и родам. Причем это не зависит от времени его непрерывной работы у данного работодателя (ч. 4 ст. 123 ТК РФ).

Сколько раз в год можно переносить отпуск?

По соглашению сторон — неограниченное число раз.

Отметим, что в целом Трудовой кодекс не содержит закрытого перечня случаев, когда работник может перенести отпуск.

Это возможно в случае временной нетрудоспособности работника, а также исполнения работником во время отпуска государственных обязанностей, если для этого трудовым законодательством предусмотрено освобождение от работы, и в других случаях, установленных трудовым законодательством или локальным нормативным актом (ч. 1 ст. 124 ТК РФ).

Так, по мнению экспертов службы Правового консалтинга компании «Гарант» отсутствие запрета означает, что перенос отпуска на другое время в течение рабочего года по соглашению сторон возможен. В связи с этим они полагают, что отпуск работнику может быть предоставлен и в иное время, не предусмотренное графиком отпусков, если он выскажет такую просьбу, а у работодателя не возникнет возражений по поводу конкретного периода.

Работник ушел по графику отпусков, не предупредив работодателя

Еще одна распространенная ситуация, когда на работе аврал, который никогда не заканчивается, и работодатель не отпускает в отпуск. Но график отпусков был составлен еще в прошлом году, поэтому работник заранее взял билеты на отдых.

Пример.

Секретарь-референт Максимова В.А. написала заявление на отпуск с 15 июля 2018 года. Однако руководитель компании не подписывает, поскольку некому заменить секретаря и в компании планируется начало серьезного проекта.

Референт ушла в отпуск не дожидаясь разрешения от руководства.

Работодатель решает уволить работника.

Однако в данном случае работодатель не прав, поскольку в соответствии со ст. 123 ТК РФ очередность предоставления оплачиваемых отпусков определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков. График отпусков обязателен как для работодателя, так и для работника. Согласно ч. 4 ст. 123 ТК РФ отдельным категориям работников в случаях, предусмотренных ТК РФ и иными федеральными законами, ежегодный оплачиваемый отпуск предоставляется по их желанию в удобное для них время.

Больше ситуаций по отпускам мы собрали тут.

Источник: https://www.klerk.ru/buh/articles/480289/

График отпусков на 2020 год: 10 советов по составлению (Шпаргалка для Работодателя)

Из статьи вы узнаете, как правильно составить, изменить, дополнить график отпусков. Совет первый: помните про категории работников, которые имеют право на ежегодный отпуск в удобное для них время

В некоторых организациях не составляют графики отпусков или составляют их формально. А ведь этот документ является обязательным для работодателя и для работника (ст. 123 ТК РФ).

Подготовить график отпусков надо к декабрю, утвердить — не позднее чем за две недели до наступления календарного года (ч. 1 ст. 123 ТК РФ).

Пример: график отпусков на 2020 год надо утвердить не позднее 17 декабря 2019 года. Утверждается график приказом руководителя организации. Если в организации есть профсоюз, то график утверждают с учетом его мнения.

В чем польза графика?

1. Работодатель сможет выплатить отпускные в определенный трудовым законодательством срок: не позднее чем за три дня до начала отпуска (ст. 136 ТК РФ).
2. У работодателя есть возможность заранее найти работника, который сможет выполнять должностные обязанности отсутствующего на время его отпуска.
3. Работодатель может отследить количество использованных работниками дней отпуска, видит информацию о переносе неиспользованных дней отпуска.
4. В графике отпусков отмечают даты ежегодных оплачиваемых отпусков, что позволит работодателю не брать с работников заявление о предоставлении отпуска.

Что учитывать при составлении графика отпусков

• Совет № 1. Помните, что есть категории работников, которые имеют право использовать ежегодный отпуск в удобное для них время. Например, к таким категориям относятся работники в возрасте до 18 лет или работники-совместители (лицам, работающим по совместительству, ежегодный оплачиваемый отпуск предоставляется одновременно с отпуском по основному месту работы).
• Совет № 2. При составлении графика отпусков учитывайте пожелания работников, не забывая при этом о производственном процессе. 
• Совет № 3. Используйте унифицированную форму № Т-7, утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1, или разработайте форму бланка самостоятельно. 

В графике отпусков отражаются не только ежегодные основные оплачиваемые отпуска, но также дополнительные оплачиваемые отпуска и отпуска, не использованные в текущем году, которые были перенесены на другой год.

• Совет № 4. Ознакомьте работников под подпись с утвержденным графиком отпусков, несмотря на то что ТК РФ напрямую не обязывает вас делать это. Ознакомить можно так: внести в форму графика дополнительную графу «Подпись работника и дата ознакомления». В некоторых организациях заводят специальный журнал для ознакомления работников со всеми локальными нормативными актами организации и иными внутренними документами организации.

Изменение графика отпусков

На практике сложно четко следовать графику. Ведь есть случаи, когда работодатель не просто может, а обязан перенести отпуск работника на другой срок: например, если тот заболел в ежегодном оплачиваемом отпуске.

• Совет № 5. Информацию, связанную с перенесением отпуска на другой срок, обязательно отразите в графике. Если в организации применяется унифицированная форма № Т-7, то в графе 8 укажите, на основании какого документа переносится отпуск. Основанием может служить заявление работника, в котором он указывает свою просьбу о переносе отпуска. Дата, на которую переносится отпуск, отражается в графе 9 формы № Т-7. 
• Совет № 6. Если пришлось отозвать работника из отпуска, внесите изменения в график. Основания — согласие на отзыв от работника, а также приказ об отзыве. 

Не каждого работника можно отозвать из отпуска, даже если работник не против выйти на работу раньше срока. Например, трудовое законодательство запрещает отзывать из отпуска беременных женщин. В общем случае отзыв возможен только с согласия работника.

• Совет № 7. Отразите в графике информацию о разделении отпуска на части, если ранее при составлении такая возможность не была учтена. Основания для внесения изменений в график отпусков: заявление, полученное от работника с просьбой предоставить ему только часть отпуска, и приказ о предоставлении этой части. Помните, что при делении отпуска на части одна из таких частей не может быть менее 14 календарных дней.
• Совет № 8. Внесите изменения в график и в том случае, если работники хотят пойти в отпуск в другое, отличное от графика время. В этом случае основаниями будут заявление работника и приказ на отпуск.
• Совет № 9. Дополните график отпусков графой «С изменениями ознакомлен», в которой работники будут расписываться после внесения корректировок в этот документ. Срок подачи заявления о переносе отпуска лучше прописать в локальных нормативных актах.
• Совет № 10. Для новых работников составьте дополнительный график отпусков либо предоставляйте отпуск только на основании их заявления. Как поступить в этой ситуации — на усмотрение работодателя. Трудовой кодекс не обязывает вносить дополнения в уже утвержденный график отпусков, но и не запрещает дополнить график сведениями об отпусках новых работников.

Отсутствие графика отпусков: ответственность

1. Если несоблюдение графика не ухудшает положение работников, то никакой ответственности работодатель не понесет. Например, если работники уходят в отпуск вне графика и их это устраивает.

    

2. Если несоблюдение графика ухудшает положение работников, то ответственности работодателю не избежать.

   Например, если работодатель не соблюдает график и работникам не предоставляется ежегодный оплачиваемый отпуск в течение двух лет подряд, то это прямое нарушение трудового законодательства (ст. 5.27 КоАП РФ).

Онлайн-обучение для кадровика

Повышение квалификации и профпереподготовка в Контур.Школе.

Посмотреть программы

За отсутствие графика отпусков работодателя могут оштрафовать по ст. 5.27 КоАП РФ. В этом случае штраф составляет:

• для должностных лиц — от 1 000 до 5 000 руб.;
• для ИП — от 1 000 до 5 000 руб.;
• для юридического лица — от 30 000 до 50 000 руб.

При повторном нарушении размер штрафа увеличивается.

Источник: https://school.kontur.ru/publications/1446

Утверждение графика отпусков

Оформление приказа об утверждении графика отпусков – необходимая часть процедуры составления порядка очередности отпусков сотрудников предприятий и организаций. Обычно такие графики создаются в крупных компаниях, где работает большое количество персонала и производственные процессы не терпят никаких задержек, поэтому уход каждого работника в отпуск и подбор ему замены продумываются заранее.

Кто составляет приказ

Сам приказ всегда пишется от лица руководителя организации и им же подписывается, хотя непосредственная обязанность по его составлению лежит либо на начальнике отдела кадров, либо на юристе, либо на секретаре. В любом случае, это должен быть сотрудник, имеющий необходимый уровень знаний для создания подобного рода документов и владеющий основами трудового кодекса РФ.

Когда писать приказ

График отпусков составляется заранее – не позже чем за две недели до наступления года, по которому распределяется отпускное время. При этом, в процессе создания графика должны учитываться как пожелания сотрудников, так и производственная необходимость.

Предварительный график обязательно должен быть передан на согласование в профсоюзный орган (если таковой имеет место быть на предприятии), затем с приказом должны быть под роспись ознакомлены все работники организации (если этого не сделать, вполне могут возникнуть споры и разногласия с сотрудниками, доходящие до судебных разбирательств).

График отпусков является документом обязательным к исполнению, какие-либо корректировки могут вноситься в него только при взаимном согласии работника и работодателя, при условии, что это никоим образом не отразится на функционировании компании и не затронет интересов других сотрудников. Также изменения могут вноситься при приеме на работу новых сотрудников и в связи с вынужденными и форс-мажорными обстоятельствами.

Следует отметить, что в график вносятся все виды отпусков:

• плановые,
• дополнительные,
• «прошлогодние»,
• а также отпуски, оформляемые на «совместителей».

Также при его составлении в первую очередь следует учитывать мнение «льготников», т.е. тех сотрудников, которые по закону могут сами для себя выбирать отпускное время, не учитывая пожеланий работодателя и тех, кто относится к «особым» категориям:

• несовершеннолетних,
• инвалидов,
• сотрудников с ненормированным рабочим днем (в этих случаях длительность отпуска нестандартна).

Правила составления приказа

Как любой другой приказ, данный документ на сегодняшний день не имеет строго установленного, унифицированного образца, поэтому он может составляться в свободном виде. Довольно часто сотрудники компаний используют старую, привычную типовую форму или внутренний разработанный шаблон написания приказа (который должен утверждаться в учетной политике организации), но вне зависимости от того, какой вариант будет выбран, документ всегда должен содержать ряд необходимых сведений:

• в первую очередь это название компании,
• дата составления документа,
• сведения о должностном лице, от имени которого пишется приказ
• и его подпись,
• а также собственно содержание документа
• и подписи всех сотрудников, которые в нем упомянуты.

При этом сам график отпусков может быть включен в приказ в «натуральном виде» или же указан в качестве приложения (это особенно актуально тогда, когда сам график в силу большого количества работников предприятия представляет из себя многостраничный документ).

Удостоверять приказ печатью предприятия не надо, поскольку он относится к внутренним документам фирмы, кроме того, начиная с 2016 года юридические лица имеют полное законное право не использовать для визирования документов оттиски штампов и печатей.

Приказ может быть написан как от руки (в последнее время этот способ применяется крайне редко), так и напечатан на компьютере, оформлен как на фирменном бланке организации (очень удобно – не нужно лишний раз вносить реквизиты), так и на обычном листе А4 формата. Составляется он обычно в одном экземпляре, который после ознакомления и подписания всеми упомянутыми в нем лицами, передается на хранение в архив предприятия, где и содержится в течение установленного для подобного рода документов, времени.

Пример составления приказа

Этот образец приказа имеет вполне стандартную форму и может быть общеприменим (с небольшими индивидуальными корректировками).

Оформляем «шапку» документа

В начале документа пишется полное наименование организации, затем указывается номер приказа (по внутреннему документообороту), вписывается населенный пункт, в котором работает компания, а также дата его составления.

Оформляем «тело» документа

Затем идет собственно приказ: сначала тут указывается ссылка на основание (обязательно должна быть в любом приказе — в данном случае это статья 123 ТК РФ) а затем подробно прописывается несколько пунктов.

1. В первом обычно фиксируется сам факт утверждение графика с указанием года, на который он распространяется.
2. Во втором пункте назначается ответственное лицо за сбор подписей об ознакомлении с графиком и приказом (чаще всего в роли такого сотрудника выступает специалист отдела кадров, иногда секретарь).
3. В третий пункт вносятся необходимые указания в адрес бухгалтерии.

После этого в отдельной строке вписывается приложение (собственно сам график), а также ниже ставятся подписи руководителя организации и сотрудников, на которых возложены функции по исполнению приказа.

Источник: https://zt-gazeta.ru/utverzhdenie-grafika-otpuskov/

Как составить график отпусков

График отпусков — обязательная составляющая документооборота любого предприятия. Оформление этого документа обязательно для любой организации, независимо от численности персонала. Фактически, правильно составленный и утверждённый график предотвращает любые споры по поводу очерёдности ухода сотрудников в обязательные отпуска, является гарантом соблюдения Трудового Кодекса и оптимизации производственных процессов.

Что это такое

График отпусков представляет собой документально оформленный нормативный акт, регулирующий порядок ухода в отпуска сотрудников предприятия. Составление этого документа решает следующие производственные вопросы:

1. Соблюдение правил расчёта и начисления отпускных выплат сотрудникам;
2. Замена отпускника другим сотрудником;
3. Контроль над своевременным предоставлением и использованием обязательных отпусков.

Кто занимается составлением

Это зависит от штата организации. Например, в небольших компаниях этим вопросом занимается кадровая служба или бухгалтерия. На крупных предприятиях с большим количеством структурных подразделений, графики отпусков составляются начальниками цехов или отделов, после чего, уже заполненные документы передаются менеджеру по персоналу.

В любом случае, график отпусков не составляется в приказной форме. Уполномоченные лица дают своим подчиненным возможность самостоятельно распределить отпуска с учётом личных пожеланий. Эти данные вносятся в график и передаются кадровикам.

Как оформляется

График отпусков составляется на унифицированном бланке формата Т-7. Это общепринятая форма, обязательная для всех организаций коммерческой и бюджетной сферы деятельности. Впрочем, закон не запрещает компаниям использовать иные формы документа, разработанные для внутреннего использования.

Бланк унифицированной формы Т-7

Основные принципы

Несмотря на то, что составляется график на бланке установленного образца, порядок ухода сотрудников в отпуска устанавливается внутренним распорядком предприятия. Вполне естественно, что установленные правила и внутренние нормативные акты не могут противоречить положениям Трудового Кодекса.

Касательно составления графика отпусков, большинство предприятий придерживается следующих правил:

1. Назначается ответственное за составление графика лицо;
2. Определяется период, в течение которого работники высказывают свои пожелания;
3. Устанавливаются сроки, когда начальники подразделений передают графики ответственному лицу;
4. Определяются сроки подачи графика руководителю компании.

Во избежание трудовых споров и разногласий, устанавливаются дополнительные условия предоставления отпусков. Например, в общеобразовательных учреждениях, большинство сотрудников отправляются отдыхать летом. Кроме этого, регулируются моменты, исключающие одновременный уход в отпуска начальника подразделения и его заместителя.

Если график отсутствует

В этом случае, виновных привлекают к административной ответственности. Наказание назначается в виде денежного штрафа:

1. Должностным лицам и ИП — 1 000-5 000 рублей;
2. Организациям — 30 000-50 000 рублей.

Читать так же:  ​​Продажа ООО с долгами

Правила составления графика отпусков

Рассмотрим ключевые аспекты, касающиеся оформления этого документа.

Когда составляется

Жестких требований в данном вопросе закон не предусматривает, поэтому распределять отпуска можно сразу после наступления нового года. Однако законодатель устанавливает временные рамки утверждения документа: максимум за 2 недели до завершения текущего года.

С учётом этих требований, график отпусков на 2021 год должен быть составлен, утверждён руководителем и доведен до всех сотрудников предприятия не позднее 17 декабря 2020 года.

Что включают в документ

График отпусков обязательно охватывает такие моменты:

1. Перечень сотрудников — весь персонал предприятия, работающий по трудовому договору;
2. Продолжительность отдыха — учитывается обязательный и дополнительный отпуск, в том числе, дни, не использованные за прошлые периоды;
3. Дата — обычно указывается день или месяц, когда сотрудник отправляется отдыхать;
4. Деление — если отпуск берётся дробными частями, этот нюанс также отображается в графике;
5. Включение льготников — делаются отметки сотрудников, которые обладают внеочередным правом отдыха.

Кто утверждает

Это обязанность руководителя компании. Здесь нужно учитывать, что с утверждённым графиком нужно ознакомить всех сотрудников предприятия.

Что отображается в графике

Графа	Заполнение
1	Полное наименование цеха или отдела, где работает сотрудник
2	Занимаемая должность согласно штатному расписанию
3	Фамилия имя и отчество отпускника
4	Табельный номер по кадровым ведомостям
5	Продолжительность отдыха, исчисляемая календарными днями
6	Дата ухода в отпуск
7	Дата выхода на работу
8	Сведения об изменении вышеуказанных дат
9	Новая дата ухода/выхода
10	Дополнительная информация

Образец приказа на составление графика отпусковОбразец приказа на утверждение составленного графика

Приоритетные права отдельных категорий сотрудников

Положения ТК РФ предусматривают возможность внеочередного предоставления отпусков отдельным сотрудникам предприятий. Воспользоваться этим правом могут:

1. Жёны военнослужащих — закон допускает предоставление отпуска одновременно с супругом;
2. Работники по совместительству;
3. Лица, не достигшие 18-летнего возраста;
4. Женщины, находящиеся в декрете;
5. Мужчины, жены которых находятся в отпуске по беременности и родам.

Продолжительность отпусков

Согласно положениям ст. 122 ТК РФ, работодатели предоставляют своим сотрудникам отпуска ежегодно. Продолжительность обязательного оплачиваемого отдыха составляет 28 календарных дней. При этом закон допускает продление времени отпуска для отдельных категорий граждан: инвалидов, ветеранов, несовершеннолетних.

Здесь нужно уточнить, что использовать отпуск можно сразу или частично. При дробном использовании, одна из частей не может быть меньше 14 суток. Разделение обязательного отпуска на части, возможно, только по обоюдному согласию руководителя и сотрудника.

Статья 122 Трудового кодекса РФ «Порядок предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков»

Длительность дополнительных отпусков

На дополнительные отпуска могут рассчитывать сотрудники:

1. Задействованные на вредных и опасных для здоровья/жизни производствах;
2. Работающие в условиях ненормированной трудовой занятости;
3. Работающие на Крайнем Севере либо районах с аналогичными климатическими условиями.

На основании ст. 117 ТК, минимальный дополнительный отпуск для перечисленных категорий не может быть меньше 7 дней. Верхняя временная граница законом не установлена, поэтому данный аспект регулируется внутренними нормативными актами предприятия.

Читать так же:  Табель учета рабочего времени на 2020 год

Статья 117 Трудового кодекса РФ «Ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск работникам, занятым на работах с вредными и (или) опасными условиями труда»

Как вносить изменения и дополнения в утверждённый график

Если возникает производственная необходимость, отпуск сотрудника может быть перенесён на другое время. Отметим, что такое действие возможно только с согласия работника: директор не может заставить это сделать в приказном порядке.

Если консенсус достигнут, изменения вносятся в графы документа под номерами 7-10. Добавим, что хотя унифицированная форма графика отпусков не предусматривает такого пункта, сотрудник должен ознакомиться с изменениями, и заверить своё согласие личной росписью.

Дополнять график отпусков при приёме на работу новых сотрудников, руководитель предприятий не обязан, хотя закон этого не запрещает. Отпуска для новичков обычно предоставляются после написания заявления.

Хранится график в течение срока своего действия. Например, если в документе утверждены отпуска работников на 2020 год, срок хранения истекает 1 января 2021 г.

Код отпуска в табеле учёта

Рассмотрим более подробно.

Характер отпуска	Буквенная кодировка	Числовая кодировка
Основной	ОТ	09
Дополнительный (оплачиваемый)	ОД	10
Без сохранения з/п на усмотрение руководителя	ДО	16
Без сохранения з/п в силу требований законодательства	ОЗ	17
Дополнительный (неоплачиваемый)	ДБ	18
По беременности и родам	Р	14
По уходу за ребёнком	ОЖ	15
Учебный (оплачиваемый)	У	11
Учебный (неоплачиваемый)	УД	13

Пример заполнения табеля учёта

Нюансы

В табеле учёта, выходные, пришедшиеся на период отпуска, всегда отмечаются литерой «В»: эти дни не учитываются при расчёте общей продолжительности отпуска.

Если сотрудник заболел, возможно, что придётся вносить исправления в заполненный табель. Это применяется в ситуациях, когда дни болезни не добавляются к текущему отдыху, а переносятся на другой период.

Источник: https://zakonoved.su/grafik-otpuskov-kak-sostavit.html

Шаблон графика отпусков (или графика обучения или иного графика) в MS Excel файле

Работаю небольшим руководителем и имею в обязанностях составление и поддержание в актуальном виде графика отпусков своего отдела. Данный график составляется в конце года на следующий год и предоставляется в отдел кадров организации. При этом отдел кадров требует предоставлять его в формате таблицы-списка, но самому мне для работы нужен формат наглядного графика.

К тому же в связи с постоянными переносами отпусков сотрудников данный график необходимо поддерживать актуальным. Не делать ненужную работу и все что можно автоматизировать для меня жизненный принцип. В данной статье хочу поделится опытом создания MS EXCEL файла графика. Возможно полученный шаблон или данный опыт окажется полезным и вам.

Для тех, кому данный нужен шаблон и кто не хочет особо заморачиваться тем как это устроено — сразу Ссылка для просмотра и скачивания. Для интересующихся конструкцией нижеследующее описание.

Возникновение задачи

Итак. Требуемый кадровиками формат изображен на картинке ниже(все фамилии и должности вымышленные): Особенности данного формата: 1. В таблицу отдельными строками включаются отдельные периоды отпусков 2. В таблице указываются даты начала отпуска и продолжительность 3. Список упорядочен по алфавиту фамилий сотрудников и по возрастанию дат начала

График — это график

График отпусков моих сотрудников нужен и мне, но я бы хотел иметь его в виде наглядного календарного графика (диаграммы), где вдоль оси времени отражаются периоды отпусков сотрудников. И я его в итоге и сделал — вот таким:

Как это сделано

Для создания графика такой формы я использовал встроенный в MS EXCEL конструктор диаграмм и тип диаграммы «Линейчатая с накоплением». Для того чтобы горизонтальная ось диаграммы имела вид шкалы времени нужны следующие настройки: Максимум и минимум соответствуют числовым значениям дат начала и конца года. Чтобы семидневная сетка совпадала с реальными неделями за дату начала года лучше брать не 01.

01, а ближайший к этой дате понедельник. В качестве исходных данный формирования графика используется таблица, расположенная над графиком. Область печати страницы настроена так, чтобы она не выводилась. На самом деле диаграмма отражает не только периоды отпусков, но и разрывы между ними (настройками выполнено отображение отпусков зеленым цветом заливки, а разрывов — без заливки то есть прозрачными).

Первый ряд

Это отображаемый прозрачным период от начала времен до даты начала первого отпуска в году. Используется значение в столбце «Начало1».

Второй ряд

Это отображаемый зеленым первый отпуск. Используется значение в столбце «Дней 1» — продолжительность первого периода отпуска: У меня столбец «Дней 1» рассчитывается по формуле: Плюс один день потому, что дата окончания отпуска — это последний его день, а не первый рабочий.

Третий ряд

Это отображаемый прозрачным период от окончания первого отпуска до начала второго. Также считается формулой, а так как данной значение не имеет пользовательской ценности — столбец в таблице максимально сужен.

Последующие ряды

Тут хочется просто сказать «ну и так далее», в общем зеленые периоды отпусков строятся аналогично ряду 2, а прозрачные промежутки между ними — аналогично ряду 3. Для моей задачи хватило 5-ти периодов — это текущее ограничение шаблона, которое можно преодолеть, продолжая таблицу в ширину (насколько у вас хватит терпения).

А как быть с кадровиками?

Им же нужен просто список!? Не держать одни и те же данные в 2-х местах, не создавать возможности их расхождения — для меня дело чести. Пусть и пришлось потратить время, но лучше один раз ввести формулы чем каждый раз править данные. Тут никаких сложностей нет — просто ссылки с листа, содержащего форму для кадровиков на ячейки все в той же исходной таблице.

Такими ссылками заполнены в каждой строке ячейки с В по Е. Для каждой строки из исходной таблицы (каждого сотрудника) созданы соответственно числу возможных отпускных периодов — 5 строк в данной таблице. Например поле E «Кол-во календ.

дней», для первого сотрудника заполнено: 1-я строка — «=График!G5» 2-я строка — «=График!K5» 3-я строка — «=График!O5» 4-я строка — «=График!S5»

5-я строка — «=График!W5»

Для следующего сотрудника ссылки будут на те же столбцы и на следующую строку (это довольно трудоемко было заполнять из за того, что форма транспонирована, а как копировать формулы с транспонированием я не разобрался). Обратите внимание, что в столбце Е стоит фильтр. Он нужен для того, что бы выводить только заполненные периоды отпусков (настроено не выводить 0). Еще осталось автоматизировать нумерацию строк (первый столбец). В первой строке руками проставлена цифра «1», для остальных использую формулу «=A6+ЕСЛИ(E7=0;0;1)» (на примере 2-й строки).

На этом все. Благодарю за внимание

Источник: https://habr.com/ru/post/316206/

10 типичных нарушений при составлении графика отпусков

«У нас маленькая компания и график не нужен». Или другой вариант: «в компании работает один наемный директор».

Ориентируемся на статью 123 Трудового кодекса РФ. График отпусков обязателен как для работодателя, так и для работника. Как видим, никаких исключений законодательство не делает. Следовательно, составить план отдыха сотрудников кадровик обязан при любой численности персонала (будь то один сотрудник или тысяча один).

Кроме того, данное нарушение, в соответствии со статьей 5.

27 КоАП РФ, влечет за собой еще и административную ответственность для работодателя: предупреждение или наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 1000 до 5000 рублей; на лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, — от 1000 до 5000 рублей; на юридических лиц — от 30 000 до 50 000 рублей.

2 нарушение

График утвержден позже, чем это предусмотрено Трудовым кодексом.

В соответствии с той же статьей 123 ТК РФ, очередность предоставления оплачиваемого отдыха сотрудникам определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков, утверждаемым работодателем (с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации), не позднее чем за две недели до наступления календарного года в порядке, установленном статьей 372 ТК для принятия локальных нормативных актов.

Как видим, законодатель четко установил временные рамки для окончательного утверждения графика отпусков. Т. е. окончательно план на будущий год должен быть утвержден не позже 17 декабря текущего года. Принимая во внимание, что 17 декабря в 2017 году — воскресенье, лучше уложиться до 15 числа, это пятница.

3 нарушение

Часто для графика отпусков используют свободную, а не унифицированную форму.

Смотрим Постановление Госкомстата России № 1 от 05.01.2004, которое создано для приведения первичной учетной документации по учету труда и его оплаты к единому стандарту. В постановлении находим образец унифицированной формы «График отпусков» (форма Т-7).

Понятно, что ФЗ-402 «О бухгалтерском учете» дает нам право корректировки унифицированных форм, тем не менее опыт большого количества кадровиков говорит о том, что унифицированная форма графика содержит практически все основные реквизиты, и менять ее особенно не стоит, а лучше и вообще не корректировать.

4 нарушение

В графике проставлен только месяц, в котором сотрудник должен отдыхать.

В статье 123 ТК РФ указано, что о времени начала отдыха работник должен быть извещен под подпись не позднее чем за две недели до его начала.

Нам законодатель четко установил период предупреждения о начале отпуска — минимум за 2 недели. Так как же мы можем угадать точный день, когда уведомить работника о начале отдыха, если будем знать только месяц? Т. е. получается, что указание конкретного числа месяца обязательно при составлении плана.

5 нарушение

Трудно читаемые сокращения.

Часто на практике сокращают или некорректно указывают должность сотрудника. К примеру, генерального директора пишут просто как директора, руководителя отдела называют начальником отдела, или сокращают слова, например, «ведущий» до «вед». Вроде ничего существенного, на первый взгляд, однако в спорных ситуациях этот вопрос может оказаться очень серьезным. Поэтому все должности в графике отпусков должны соответствовать заключенному трудовому договору и, следовательно, штатному расписанию.

6 нарушение

При планировании отдыха сотрудников ответственный за составление учитывает только основной ежегодный отпуск (28 календарных дней).

Очень важная ошибка. Часто по факту и законодательно сотруднику положены еще дополнительные ежегодные оплачиваемые выходные дни (например, за ненормированный рабочий день). Внимательно относимся к количеству дней отдыха, учитываем все льготы, все нюансы по каждому работнику. Что-то можно уточнить у самого сотрудника (естественно, все должно быть подтверждено документально), что-то узнать по локальным актам работодателя.

7 нарушение

В графике отпусков присутствуют выходные дни, не имеющие отношения к ежегодным оплачиваемым.

Например, указывают периоды отдыха без сохранения заработной платы (предусмотренные законодательством) или по уходу за ребенком. Лучше их не указывать в плане. Не захламляйте его.

8 нарушение

Указываются отпуска неверной продолжительности.

К примеру, отпуск за ненормированный рабочий день не должен быть меньше 3-х календарных дней (статьи 101 и 119 ТК РФ). Следовательно, в плане должен быть указан (при условии, что работник относится к категории сотрудников, которым положены дополнительные оплачиваемые выходные за ненормированный рабочий день) минимум 31 календарный день (где 28 календарных дней — основной, и 3 дня — ежегодный дополнительный отдых).

9 нарушение

Неверное разделение отпуска на части.

Очень часто встречающееся нарушение. Согласно законодательству, одна часть отпуска обязательно должна быть не менее 14 календарных дней (статья 125 ТК РФ). А вот остальное — по согласованию при планировании. Многие спрашивают, как лучше сделать это согласование.

Законодатель не установил четко данную процедуру. Поэтому ее можно закрепить в локальном акте.

Или составить соглашение в произвольной форме о разделении дней отдыха на части для включения в план (для того чтобы в дальнейшем у вас не возникало трений с сотрудниками по этому вопросу).

10 нарушение

И, наверное, самое важное. В компании не соблюдается график отпусков.

Это проблема, наверное, 99 процентов компаний. Всегда находятся уважительные причины для того, чтобы перенести сроки отдыха. Но, тем не менее, законодатель не дает никаких поблажек, и график соблюдать необходимо.

Да, сотруднику никто не мешает переносить выходные на другой срок, но и работодатель имеет полное право отказать в таком переносе (при соблюдении действующего трудового законодательства).

Есть план, с датами отдыха при утверждении согласились две стороны (работник и работодатель), следовательно, договоренности нужно соблюдать.

Поэтому в завершение еще один нюанс при планировании отдыха сотрудников. Обязательно доводите до работников информацию о графике отпусков после его утверждения. Каким путем — это тоже ваш выбор. Наиболее распространенный вариант — подпись в самом графике (для чего можно использовать графу «Примечание в унифицированной форме»).

Источник: https://clubtk.ru/10-tipichnykh-narusheny-pri-sostavlenii-grafika-otpuskov

Как составить график отпусков на 2019 год?

Приближается новый финансовый год. Бухгалтеры и сотрудники отдела кадров составляют график отпусков на 2019 год. Рассказываем, как правильно это сделать, чтобы избежать штрафов.

Сроки утверждения графика

В каждой организации график отпусков на 2019 год должен быть составлен и утвержден до 17 декабря 2018 года. Правило закреплено Трудовым кодексом РФ (статья 123, ч. 1). В ней сказано, что документ должен быть подписан не позднее, чем за 14 календарных дней до наступающего года.

Утвержденный график должен соблюдаться как работодателем, так и сотрудником. Любое изменение в график вносится с соблюдением определенных условий.

Требования к графику и правила оформления

Для составления графика Госкомстат России утвердил типовую форму Т-7. Форма утверждена Постановлением №1 от 05 января 2004 года. Компания может разработать собственную форму графика, но в этом случае ее необходимо утвердить в учетной политике организации.

Последствия за нарушения требований и сроков

График отпусков показывает соблюдение законодательства в отношении отдыха сотрудников. Трудовая инспекция начинает проверку, как правило, именно с графика.

График обязаны составлять все организации: ИП, крупные компании или представители МСБ.

Отсутствие графика или нарушение сроков утверждения попадает под статью 5.27. КоАП (нарушение трудового законодательства) и влечет за собой штрафы:

• должностные лица – от 1 до 5 тысячи рублей;
• юридические лица – от 30 до 50 тысяч рублей;
• индивидуальные предприниматели – от 1 до 5 тысяч рублей.

При повторном нарушении штраф удваивается.

Как правильно составить график отпусков

Условно работу по формированию графика отпусков можно разделить на четыре этапа:

• сбор пожеланий сотрудников и начальников секторов и отделов для формирования графика;
• заполнение формы;
• утверждение графика отпусков;
• информирование сотрудников.

Сбор информации

Участие начальников отделов и руководителей производственного сектора позволит эффективно распределить время отдыха сотрудников.

Если производство носит цикличный характер, можно отпускать работников в период наименьшего объема производства. Это удобно, когда работники получают сдельную заработную плату.

Распределение отпусков работников офиса, как правило, зависит от отчетности (месячной, квартальной или годовой).

Требований к оформлению желаний работников нет. В большинстве организаций проводят устный опрос. В больших компаниях удобно собирать служебные записки от руководителей отделов.

Мнения ряда работников работодатель должен учитывать обязательно. В Трудовом кодексе (статья 122, ч. 3 и статья 123, 4.) закреплен перечень работников, имеющих привилегии относительно других работников:

• один из родителей, воспитывающий ребенка инвалида (несовершеннолетнего);
• беременные женщины;
• совместители (им отпуск предоставляется одновременно с отпуском по основному месту работы);
• почетные доноры;
• ветераны боевых действий;
• работники, у которых на иждивении от трех детей в возрасте до 12 лет;
• несовершеннолетние работники;
• мужья женщин, находящихся в декретном отпуске.

Этим сотрудникам отпуск дают в удобное для них время.

Особенности продолжительности отпуска

Работники с правом на более длительныйосновной отпуск.	Работники, которым работодатель должен предоставлять дополнительный отпуск.	Работники, которым положен отпуск, если отработали меньше 6 месяцев.
· инвалиды – не менее 30 календарных дней;· педагоги (в том числе инструкторы автошкол) – могут отдыхать от 42 до  56 дней);·  несовершеннолетние – 31 день;· доктора и кандидаты наук.	· занятые на вредном производстве;·  ненормированный рабочий день;· медицинские работники;· другие преимущества, прописанные в трудовом договоре.	· беременные женщины;· работники, усыновившие детей в возрасте до 3 месяцев;· мужья, чьи жены находятся в отпуске по беременности и родам.

Полный перечень в Трудовом кодексе (статья 115, ч. 2).

Заполнение формы

К дате утверждения обязательно должны быть заполнены графы с 1 по 6:

• структурное подразделение;
• должность;
• фамилия, имя, отчество;
• табельный номер (при наличии)
• количество дней отпуска;
• предполагаемая дата.

Если отпуск делится на части (одна из частей должна быть не менее 14 календарных дней), заполняется несколько строк на сотрудника.

Утверждение сформированного графика

График в обязательном порядке согласовывается с профсоюзом, если он есть на предприятии.

Каждый сотрудник должен быть ознакомлен с датой отпуска. Типовая форма не содержит графы об ознакомлении работником, поэтому можно сделать так:

• издать приказ об утверждении графика отпусков;
• сформировать ведомость информирования сотрудников и подшить ее вместе с графиком.

Отметим, что издание приказа законодательством не требуется. То, как ознакомить работников определяет кадровый работник и руководитель. Рекомендуется указать также дату ознакомления, так как это может потребоваться в случае трудового спора.

Внесение изменений

Часто возникают ситуации, когда необходимо внести изменения в утвержденный график:

• перенос отпуска;
• отзыв из отпуска сотрудника;
• прием на работу нового работника (после утверждения графика).

Перенос отпуска возможен только с письменного согласия сотрудника. Нарушение этого требования влечет за собой административную ответственность. Даже если возникли непредвиденные обстоятельства (уволился подменный работник, большой объем работы и прочее).

Для того, чтобы внести изменения в первых двух случаях (перенос по согласию работника и отзыв из отпуска), в утвержденном графике отпусков заполняются графы 8 и 9. Указываются документы — основания изменения графика (заявление работника или приказ на отзыв), и обязательно указывается новая дата отпуска

Нельзя отзывать из отпуска несовершеннолетних работников, беременных женщин, работающих во вредных условиях.

Если работника отозвали из отпуска по производственной необходимости, остаток отпуска он имеет право провести в любое время.

Вопросы и спорные ситуации

Нужно ли заявление на предоставление отпуска?

Нет. Наличие графика дает возможность отпуска без письменного заявления работника. Работодатель обязан за две недели до начала отпуска сообщить об этом сотруднику.

Что делать,  если сотрудник заболел во время отпуска?

Работник предоставляет в отдел кадров листок временной нетрудоспособности и пишет заявление о продлении или переносе отпуска в связи с болезнью. Приказ о продлении отпуска передается в бухгалтерию. Сотрудник отдела кадров в графике отпусков в графах 8-9 делает отметку, указав реквизиты приказа о продлении.

Отпускные не выплатили вовремя, можно ли перенести дату начала отпуска?

Да. Если работодатель не предупредил за две недели до начала отпуска, или не выплатили отпускные (за 3 дня), работник имеет право потребовать перенести отпуск. А работодателю грозит штраф за нарушение трудового законодательства.

Что делать, если учебный отпуск (сессия) совпал с очередным отпуском?

В этом случае работодатель должен перенести срок ежегодного отпуска по согласованию с работником. Совмещение двух видов отпусков не допускается и грозит административной ответственностью.

Нужно ли вносить изменения в график отпусков, если сотрудник пошел в отпуск без сохранения заработной платы?

Нет. Законодательство этого не требует.

Что делать если по каким-либо причинам сотрудник не отгулял отпуск, утвержденный в графике?

Возникнуть такая ситуация может только если планируемая дата  отпуска совпала с временной нетрудоспособностью или учебным отпуском в конце года. В таком случае необходимо включить «прошлогодний» отпуск в новый график.

Можно ли забрать часть отпуска денежной компенсацией?

Да, но только дополнительную его часть – сверх 28 календарных дней утвержденных трудовым законодательством. Работник должен написать заявление о выплате компенсации. Работодатель имеет право отказать и предоставить только отпуск.

Источник: https://nebopro.ru/blog/otpusk2019

График отпусков в организации: составление, утверждение

График отпусков — это обязательный документ для всех работодателей независимо от применяемой системы налогообложения. Составлять и утверждать график отпусков надо на каждый календарный год. Если документа не будет, компании грозит штраф до 50 000 руб.

Как составить график отпусков, чтобы он устроил всех >>>

Является ли график отпусков локальным нормативным актом

График отпусков относится к локальным нормативным актам, поскольку утверждает документ работодатель с учетом мнения профсоюзного органа. Утверждают график в особом порядке.

Кроме того, работодателям вменяется в обязанность знакомить работников предприятия с графиком отпусков под подпись, как и с любым другим локальным нормативным актом (письмо Роструда от 31.10.2007 № 4414-6).

Подписывайтесь на наш канал в Яндекс.Дзен

Зачем нужен график отпусков

График отпусков по ТК РФ – это документ, гарантирующий, что сотруднику будет предоставлен отпуск в то время, которое он заранее обговорил с работодателем. В случае, если сотрудник пойдет в отпуск не по графику, такой отпуск потребуется дополнительно согласовать с руководством.

А для работодателя согласованный график важен, чтобы не возникло ситуации, когда все сотрудники вдруг уходят в отпуск в одно время. Ведь документ составляется заранее, а значит, можно распределить отпуска сотрудников по времени, избежав сбоев в работе.

К тому же график отпусков позволяет контролировать соблюдение норм Трудового кодекса в отношении работников: все ли используют отпуска вовремя, остались ли у кого-то неотгулянные дни за прошлые годы и т. д.

Правила составления графика такие. Документ оформляют сотрудники отдела кадров. Если отдела кадров нет, то график может составить тот сотрудник, на которого возложены обязанности вести кадровый учет. Составляют документ на каждый календарный год.

Составляя график отпусков, узнайте о пожеланиях своих работников — кто и в какое время хотел бы пойти в отпуск. Для этого подготовьте специальный опросный лист. В них работники впишут периоды, когда хотят уйти в отпуск.

В случае, если работники затрудняются с выбором, то попросите их написать примерные даты. Потом они смогут перенести дни по согласованию с руководством, если решат уйти в отпуск в другое время. Нельзя оставлять в графике пустые строки.

График составляйте на унифицированном бланке № Т-7 (утв. постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1). Но можете самостоятельно разработать форму. Такой вариант удобен, чтобы добавить дополнительную информацию в бланк.

Скачать бланк графика отпусков Т-7 

На этапе планирования заполняют только графы 1—6 формы № Т-7. Наименования должностей в графе 2 указывают в соответствии со штатным расписанием. В графе указывают ФИО работника. Если в организации работникам не присваивают табельные номера, графу 4 не заполняют.

Графы 7, 8 и 9 заполняют по мере ухода работников в отпуск. В графе 7 отметки делают после фактического окончания отдыха. В графе 8 указывают документ, на основании которого дни перенесли (личное заявление работника, приказ руководите ля о переносе в связи с производственной необходимостью и т. п.).

Скачать образец заполнения графика отпусков

Обязательно проверьте, что правильно записали число дней в графике. Данные должны биться с производственным календарем. Продолжительность отпусков считайте в календарных днях, включая субботу и воскресенье. А вот праздники не входят в число дней отдыха.

Когда утверждается график отпусков на очередной год

График отпусков утверждается работодателем не позднее чем за две недели до наступления календарного года (ч. 1 ст. 123 ТК РФ). С этого момента документ обязателен и для работодателя, и для его сотрудников.

Источник: https://www.glavbukh.ru/art/20953-grafik-otpuskov-sostavlenie-utverjdenie

График ежегодных отпусков: что нужно знать

Как известно, в России ежегодный оплачиваемый отпуск предоставляется официально трудоустроенным гражданам. Сразу всплывает в памяти ситуация, как на собеседовании шустрый рекрутер вдруг сообщил, что в компании действует официальное трудоустройство, выплачивается белая заработная плата, но отпуск и больничный – за свой счет. Как такое возможно? Рекрутер, конечно, лукавит. Такое оформление нельзя назвать официальным, а заработную плату – полностью белой.

Будьте бдительны! Все-таки согласно Трудовому кодексу РФ сотруднику положен ежегодный отпуск продолжительностью не менее 28 дней. А если у вас накопились отпускные дни, превышающие 28 дней, вы имеете право получить вместо них денежную компенсацию. Однако теперь она выплачивается не вместо отпуска, а в момент увольнения. Кстати, в данном случае есть исключение: компенсация вместо отпуска не предоставляется беременным женщинам и работникам в возрасте до 18 лет.

Придется следовать графику отпусков?

График отпусков – стандартный документ, куда вносятся даты отпусков всех сотрудников организации. В общем-то, планирование, когда идти в отпуск, при заполнении графика – это приятный момент в рабочих буднях. Так, будучи в морозном декабре, вы мысленно оказываетесь где-то под солнцем с видом на горы, а потом еще раз, а если повезет, то и еще на пару-тройку дней к морю переместиться удастся.

Отдыхать вне графика отпусков

В реальности по разным причинам график не всегда бывает удобен. Поэтому стоит ознакомиться со списком тех, кому закон предоставляет возможность брать отпуск вне графика. Возможно, и вы среди них, или, увы и ах, разовьется в вас немного зависти.

Во-первых, отпуск вне графика возможен у сотрудника, кому просто повезло с руководителем. Да, по согласованию с руководством указанные в графике отпусков даты можно передвигать. Но всегда есть риск попасть под горячую руку и услышать вполне законный отказ.

Во-вторых, есть категории граждан, кому предоставлена подобная льгота.

Чтобы не утонуть в длинном списке льготников, который не составит труда найти в Трудовом кодексе, обозначим лишь некоторые нечасто встречающиеся льготные категории:

• Работники в возрасте до 18 лет (ст. 267 ТК РФ).
• Беременные женщины до декретного отпуска и по выходе из него (ст. 260 ТК РФ).
• Супруги военнослужащих имеют право при желании брать отпуск одновременно с отпуском вторых половин (ст. 11 закона «О статусе военнослужащих» от 27.05.1998 № 76-ФЗ).

Источник: https://sunmag.me/stil-zhizni/18-12-2018-grafik-ezhegodnyh-otpuskov-chto-nuzhno-znat.html

График отпусков на 2020 год: особенности составления, форма

Составление графика отпусков — обязанность всех работодателей, независимо от численности сотрудников в компании. Этот документ регламентирует очередность предоставления оплачиваемых отпусков в календарном году и содержит сведения о времени распределения отдыха сотрудников (ст. 123 ТК РФ). При его составлении учитываются пожелания сотрудников и особенности рабочего процесса. Успеть составить график отпусков работодатели должны к 17 декабря.

Особенности составления графика отпусков

Процедура составления графика отпусков может быть установлена в коллективном договоре, правилах внутреннего трудового распорядка или других локальных нормативных актах. Причем Роструд считает, что график отпусков в каждом структурном подразделении может быть свой.

Особенно это актуально для больших компаний, в которых работают сотни или тысячи сотрудников.

В этом случае подготовкой проектов графиков занимаются руководители подразделений, а затем передают документ кадровикам, которые со своей стороны формируют сводный единый график отпусков.   

По принятому правилу в графике отпусков должна содержаться информация о времени и продолжительности отпуска каждого сотрудника, работающего по трудовому договору.

Как правило, продолжительность отпуска зависит от количества дней отпуска, на которые сотрудник имеет право, и от количества дней неиспользованного отпуска по состоянию на 1 января 2020 года.

При составлении графика отпусков не стоит забывать о новичках, которые на начало календарного года не отработали шести месяцев. Как мы знаем, право на использование отпуска за первый год работы возникает по истечении шести месяцев непрерывной работы у конкретного работодателя. Поэтому при составлении графика важно учесть, чтобы новички до конца 2019 года смогли воспользоваться положенными днями отдыха.

Продолжительность основного ежегодного отпуска для разных категорий работников

Есть несколько категорий работников, которые «выбиваются» из общего правила составления графика отпусков:

1. Сотрудники, которые вправе претендовать на оплачиваемый отпуск по заявлению до истечения шести месяцев непрерывной работы.

Такие сотрудники указаны в ст. 122 ТК РФ:

• женщины — перед отпуском по беременности и родам или непосредственно после него;
• работники моложе 18 лет;
• работники, усыновившие ребенка в возрасте до 3-х месяцев.

Согласно ст. 123 ТК РФ, по желанию сотрудника ежегодный отпуск ему может быть предоставлен в период нахождения его жены в отпуске по беременности и родам, независимо от времени его непрерывной работы у работодателя.

2. Совместители.

Согласно ст. 286 ТК РФ отпуск совместителей предоставляется одновременно с отпуском по основному месту работы. Если на работе по совместительству работник не отработал шести месяцев, то отпуск предоставляется авансом.

Чтобы учесть эту категорию сотрудников в графике отпусков, запросите у них сведения о периоде отпуска по основному месту работы.

3. Многодетные сотрудники с детьми до 12 лет.

Федеральный закон от 11.10.2018 № 360-ФЗ дополнил Трудовой кодекс ст. 262.2. Теперь работодателям нужно учитывать, что родители 3-х и более детей в возрасте до 12 лет имеют право брать ежегодный оплачиваемый отпуск по своему желанию в удобное для них время.

В Письме Минтруда РФ от 20.11.2018 N 14-2/ООГ-9166 уточняется, что возраст детей рассчитывается на год предоставления отпуска. Это значит, что если на начало года предоставления отпуска многодетный сотрудник имел право использовать отпуск в удобное время, то это право за ним сохраняется даже в том случае, если на момент начала отпуска старшему ребенку уже исполнится 12 лет.

Автоматическое начисление зарплаты по каждому сотруднику — лишь подтвердите суммы. Расчет больничных и отпусков за несколько минут.

Попробовать

В обзоре актуальных вопросов за февраль 2019 года Роструд рассмотрел вопрос о том, может ли работник, имеющий троих детей в возрасте до 12 лет, брать отпуск в удобное время частями. По мнению экспертов, право на использование отпуска в удобное время не означает права на разделение отпуска на части по желанию работника. Такое разделение в соответствии со ст. 125 ТК РФ возможно только по соглашению сторон. При этом одна из частей отпуска должна быть не менее 14 календарных дней.

4. Ветераны, работники, награжденные нагрудным знаком «Почетный донор России», сотрудники, воспитывающие ребенка-инвалида в возрасте до 18 лет, супруги военнослужащих.

Все эти категории работников имеют право уйти в оплачиваемый отпуск в удобное для них время.

Как указывать дату начала отдыха в графике отпусков

Роструд считает, что указание в графике только месяца отпуска, без точных дат начала и окончания отдыха, неправомерно.

Эксперты рекомендуют вносить в форму для графика отпусков конкретные даты, чтобы избежать разногласий с работниками.

О праве переноса отпуска на следующий год

Вполне возможно, что при составлении графика отпусков на 2020 год какой-то работник направит к вам заявление с просьбой не предоставлять ему отпуск в следующем году, а перенести его на 2021 год. На эту просьбу нужно ответить отказом. Так советуют поступить эксперты Роструда.

Они ссылаются на то, что ежегодный оплачиваемый отпуск должен предоставляться каждый год. А если перенос и допускается, что только в исключительных ситуациях (ст. 124 ТК РФ), к которым относятся, например, производственная необходимость и временная нетрудоспособность работника.

Форма для графика отпусков

При оформлении графика отпусков можно использовать форму Т-7 (Постановление Госкомстата РФ от 06.04.2001 № 26). На этапе планирования отпусков следует заполнить графы с 1 по 6.

В графу 6 вносится дата начала отпуска сотрудников, в том числе тех, кто вправе брать отпуск в любое удобное для них время.

Графы 7, 8 и 9 не заполняются. Данные в них носится от руки в течение года, по мере ухода работников в отпуск.

Роструд рекомендует внести в форму дополнительную графу «с графиком ознакомлен» или составить лист ознакомления, который будет являться приложением к графику отпусков. Не стоит забывать о том, что согласно ст. 123 ТК РФ о времени начала отпуска каждый работник должен быть извещен не позднее чем за две недели до его начала. 

До момента утверждения график отпусков является всего лишь проектом. После того, как его завизировали руководитель кадровой службы и руководители структурных подразделений, документ направляется в профсоюзную организацию (ст. 372 ТК РФ). Его подтверждение выражается в формате выписки из протокола заседания профсоюзного комитета. Но сегодня профсоюз есть далеко не в каждой компании. Тогда в форме в строке грифа согласования нужно об этом сделать пометку.

С утвержденным графиком отпусков сотрудников необходимо ознакомить под роспись. Документ следует:

• хранить в бухгалтерии и отделе кадров;
• вывесить в удобном месте для ознакомления;
• выслать в структурные подразделения компании (копии графика).

Если работодатель предупредил работника о наступлении отпуска позднее, чем за две недели до его начала, работник имеет право подать письменное заявление с требованием о переносе отпуска на другой согласованный срок. При этом он может не писать заявление на имя работодателя о предоставлении ему отпуска, если использует его в соответствии с графиком.

Есть несколько случаев, когда работник обязан подавать заявление о предоставлении отпуска:

• отпуск используется ранее шести месяцев непрерывной работы у работодателя;
• отпуск используется ранее шести месяцев непрерывной работы на основании соглашения с работодателем;
• работник относится к одной из категорий, которым работодатель обязан предоставлять отпуск в удобное время.

Штраф за отсутствие графика отпусков

Отсутствие графика отпусков является административным правонарушением, за совершение которого предусмотрены меры ответственности (ст. 5.27 КоАП РФ) – предупреждение или наложение административного штрафа:

• на должностных лиц в размере от 1 000 до 5 000 руб.;
• на предпринимателей — от 1 000 до 5 000 руб.;
• на юрлиц — от 30 000 до 50 000 руб.

Источник: https://kontur.ru/articles/5323

График отпусков (форма Т-7)

График отпусков — это план, которым определен порядок предоставления отпусков работникам организации. Это обязательный документ, он должен составляться для каждой организации на каждый календарный год. Норма об этом содержится в статье 123 Трудового кодекса России.

График отпусков

График отпусков — это план, определяющий порядок предоставления отпусков работникам предприятия. Это обязательный документ, он должен составляться для каждой организации на каждый год. Норма об этом содержится в статье 123 Трудового кодекса России.

Кто обязан составлять график отпусков?

График отпусков должны формировать ежегодно все юридические лица любой сферы деятельности и численности персонала.

Индивидуальные предприниматели от этого освобождены.

Не стоит относиться к графику отпусков, как к формальности. Он может стать хорошим и правильным инструментом для кадровиков и бухгалтеров, ведь он позволяет:

• методично планировать работу по оформлению как самих отпусков работников, так и соответствующих выплатам им

контролировать «отпускную загрузку» предприятия и вовремя перераспределять функции между персоналом

планомерно искать временных работников, чтобы работа отпускников не простаивала

График отпусков должны по закону исполнять обе стороны — и работодателем, и сотрудники. Но никто не мешает им договариваться о переносах каникул, если возражений у другой стороны не возникает.

Когда составлять график?

Здесь все четно. Норма жестко установлена статьей 123 ТК РФ. Документ должен быть составлен и утвержден руководителем за две недели до конца декабря.

Форма графика отпусков

Составлять график нужно по унифицированной форме Т-7, она выпущена Госкомстатом еще в 2004 году, в составе целого альбома форм кадровых документов. Скачать ее можно по ссылке чуть ниже на этой странице.

Что указывать в графике отпусков?

В графике должны быть записи обо всех планируемых оплачиваемых отпусках всех сотрудников, в том числе дополнительных и перенесенных с прошлых лет. Отпуска за свой счет туда вносить не нужно.

Можно, но не обязательно, добавить туда и отпуска совместителей, но это решение остается за работодателем.

Рассмотрим форму графика отпусков в деталях:

Шапка содержит: название организации, номер документа, дата его составления, дата утверждения и подпись руководителя. Также в шапке делается обязательная отметка о том, что при составлении графика учтено мнение профсоюза (если он в организации имеется).

Основная таблица содержит графы:

• 1 — название структурного подразделения (отдел, департамент, цех)

2 — должность человека по штатному расписанию.

3 — фамилия, имя и отчество сотрудника

4 — табельный номер сотрудника. Эти номера есть не во всех организациях. Если у вас их нет, оставьте эту графу пустой

5 — количество дней запланированного отпуска (напомним, отпуск считается в календарных днях)

6 — запланированная дата отпуска

7 — фактическая дата отпуска

8 и 9 — данные о переносе отпуска. Указывается дата переноса и основание для этого. Перенос может случиться, если человек в отпуске заболел или был срочно вызван на работу (закон такие варианты предусматривает).

10 — примечание

Графы 8 и 9 при начальном оформлении документа, естественно, остаются пустыми. Они должны быть заполнены уже по факту.

Как и когда вносить изменения в график отпусков?

Изменения бывают, если:

• Отпуск человека перенесен по болезни или в случае срочного вызова на работу.

В течение года в штат приняты новые люди, данные о которых в графике на момент его составления отсутствовали.

В первом случае все просто — заполняем графы 8 и 9.

Во втором случае ситуация сложнее. Порядок внесения их в график ничем не установлен. Поэтому чаще всего на практике либо таких работников в график не вносят вообще, либо оформляют приложение к графику по той же самой форме Т-7.

Штраф за отсутствие графика отпусков или ошибки в нем

График отпуском в организации быть обязан. Его нередко проверяют трудовые инспекторы.

Ответственность за его отсутствие или неправильное ведение установлена статьей 5.27 КоАП РФ:

• 1000 — 5000 — на должностных лиц

30 000 — 50 000 — на организацию

Источник: https://ppt.ru/info/172

График отпусков — бланк и образец заполнения в 2020 году

График отпусков — образец заполнения 2020 года понадобится и начинающим свое дело коммерсантам, и фирмам со стажем. Как его составить и избежать штрафов, расскажем в нашей статье. В ней же можно бесплатно скачать бланк и образец графика отпусков.

Что такое график отпусков, кому и зачем он нужен

Кто, как и когда оформляет график

«Детские» нюансы графика

«Льготные» регуляторы отпускного расписания

График отпусков и новички

Влияние переноса дней отдыха на график отпусков

Итоги

Безошибочно составить график отпусков можно с помощью нашей видеоинструкции:

Что такое график отпусков, кому и зачем он нужен

График отпусков — это внутрифирменный документ, позволяющий учесть интересы трудового коллектива и работодателя. Благодаря графику сохраняется непрерывность производственного процесса на предприятии, а работники реализуют свое право на ежегодный отдых.

График отпусков важен в равной степени и для работников, и для администрации фирмы. Чем качественнее он будет составлен, тем меньше в дальнейшем возникнет конфликтов и неразберихи по поводу ухода работников в очередные отпуска.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Упоминание о графике отпусков как о документе, определяющем очередность ежегодного отдыха членов трудового коллектива, содержится в ст. 123 ТК РФ.

Трудовым законодательством не уточняется, при каком количестве работников коммерсанту обязательно оформлять этот документ. Логично предположить, что индивидуальному предпринимателю, осуществляющему коммерческую деятельность единолично, составлять график отпусков бессмысленно. Ему не с кем спорить по поводу сроков своего отдыха — процесс труда он планирует сам.

Совсем другие последствия возникают при отсутствии этого документа в трудовых коллективах с большей численностью трудящихся. Как показывает статистика, большинство людей желают отдыхать летом и в начале осени. Этот факт ставит перед руководством фирмы труднореализуемую задачу — учесть интересы коллектива и не причинить ущерб бизнесу. И неважно, 5 человек трудятся под началом коммерсанта или несколько тысяч, — без графика отпусков не обойтись.

Кроме того, несвоевременное оформление отпускного расписания может повлечь не только отпускную неразбериху, но и материальные потери в виде штрафа.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Наказание для директора фирмы, проигнорировавшего требование трудового законодательства о составлении графика отпусков, предусмотрено по ст. 5.27 КоАП и может составить от 1000 до 5000 руб. Фирма потеряет еще больше — от 30 000 до 50 000 руб.

Если нарушение допущено повторно, директора фирмы могут дисквалифицировать на 1–3 года или наказать увеличенным штрафом от 10 000 до 20 000 руб. Юридическому лицу в этой ситуации может быть предъявлено взыскание на сумму от 50 000 до 70 000 руб.

Кто, как и когда оформляет график

График отпусков является одним из кадровых документов, поэтому ответственность за его составление и своевременное утверждение лежит на специалистах кадровой службы и администрации фирмы.

До недавнего времени все компании оформляли отпускное расписание по единой унифицированной форме Т–7, бланк которой можно скачать на нашем сайте.

Скачать форму Т-7

10 колонок формы Т–7 заполнялись следующей информацией:

• графа 1 — наименование структурного подразделения (канцелярия, отдел главного механика, отдел охраны труда, финансовый отдел и т. д.);
• графа 2 — должность согласно штатному расписанию (директор, секретарь, слесарь и др.);
• графы 3 и 4 — фамилия, имя, отчество и табельный номер сотрудника;
• графы 5–9 — данные об отпуске (продолжительность, даты начала отдыха — запланированная и фактическая);
• графа 8 — основание для изменения запланированных отпускных сроков;
• графа 9 — дата предполагаемого отпуска;
• графа 10 — примечание.

Сегодня использовать унифицированную форму графика необязательно, но и запрета на применение привычного формата этого документа законодательство не содержит. Так что у кадровой службы есть выбор: заполнять форму Т-7 или разработать новый документ с аналогичным названием и назначением.

Главное — это вовремя, то есть не позднее чем за две недели до начала нового календарного года, утвердить составленный график отпусков (ст. 123 ТК РФ). То есть на 2020 год следует утвердить график не позднее 17.12.2019.

После утверждения руководителем графика отпусков с этим документом нужно ознакомить работников под расписку (ст. 22, 123 ТК РФ). Для этого целесообразно дополнить график еще одной графой или завести ведомость, где каждый работник поставит дату ознакомления и распишется. 

Источник: https://nalog-nalog.ru/otpusk_i_vremya_otdyha/grafik_otpuskov_-_blank_i_obrazec_zapolneniya/