Регистрация исходящих документов осуществляется в электронной базе данных путем внесения соответствующих реквизитов документа в регистрационно-контрольную карточку документа в ПК «Делопроизводство и документооборот» после их подписания.
Каковы правила регистрации исходящих документов?
Основной принцип регистрации – однократность.
Это означает, что документы должны регистрироваться один раз: входящие – в день поступления, внутренние и исходящие – в день подписания или утверждения. Если зарегистрированный документ передается из одного структурного подразделения в другое, повторно его не регистрируют.
Когда должны отправляться исходящие документы?
N 221 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 17, ст. 1556). Документы, подлежащие отправке, должны обрабатываться и отправляться в день их подписания или не позднее следующего рабочего дня.
Какие этапы обработки проходят исходящие документы?
Документы, которые отправляются организацией, называются исходящими. Обработка таких документов проходит следующие этапы: — составление исполнителем проекта; — согласование проекта; — проверка правильности оформления проекта; — подписание руководителем (в необходимых случаях — утверждение); — регистрация;…
Кем заверяется экземпляр подготовленного секретного документа остающийся в деле?
92. Каждый исходящий служебный документ должен иметь второй экземпляр, который заверяется сотрудником подразделения делопроизводства и режима. Второй экземпляр списывается руководителем (начальником) соответствующего структурного подразделения и подшивается в дело вместе с исполненным документом.
Как осуществляется отправка служебных документов?
Служебные документы после их подписи командиром (начальником) передаются в службу делопроизводства для регистрации в журнале учета служебных документов и отправки. Служебные документы подлежат отправке в день их регистрации или на следующий рабочий день. Телеграммы и срочные документы отправляются немедленно.
Какие этапы проходят документы отправленные организацией?
Документы, отправляемые организацией, проходят несколько этапов: составление проекта документа, его изготовление, согласование, визирование (в необходимых случаях), подписание (утверждение), регистрацию и отправку.
Как понять обработка документов?
Обработка документов — процесс создания и преобразования документов. Основными операциями обработки документов являются: классификация, сортировка, преобразование, размещение в базе данных и поиск.
Что происходит с документами при поступлении в офис?
Документы должны передаваться на отправку зарегистрированными, правильно оформленными. Отправка документов должна осуществляться в день их регистрации или, в крайнем случае, на следующий рабочий день. Срочные документы, телеграммы, телефонограммы отсылаются (передаются) незамедлительно.
В каком случае при проведении первичной обработки входящих документов Конверты не уничтожаются?
Конверты уничтожаются, за исключением случаев, когда только по конверту возможно определить адрес отправителя, а также подтвердить факт времени отправки и получения документа.
Как правильно вести журнал входящей и исходящей документации?
Определимся пошагово, как вести журнал входящей документации:
- Сначала деловые бумаги сортируют.
- Затем присваивают регистрационные номера.
- Отмечают момент их поступления в компанию.
- Позже вносят информацию об их последующем распределении по организации.