Когда документы передаются в архив?
Порядок передачи документов в архив организации
Дела постоянного и временного хранения свыше 10 лет и документы по личному составу передаются в архив организации не раньше чем через год и не позднее чем через три года после их завершения в делопроизводстве.
Какие дела исключаются при передаче в архив?
В архив организации передаются дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Дела со сроками хранения до 10 лет включительно передаче в архив организации, как правило, не подлежат. Они хранятся в структурных подразделениях организации и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению.
Что включает в себя подготовка дел к хранению?
Подготовка дел к архивному хранению в первую очередь включает их составление и формирование. Ведь именно на этих этапах необходимо правильно оформить дела и проследить, чтобы они состояли из документов с одинаковыми сроками хранения.
Какие кассовые документы передаются в архив?
Основные виды документов
- приходных ордеров по форме № КО-1, предназначенных для оформления поступлений в кассу денежных средств;
- расходных ордеров по форме № КО-2, фиксирующих выдачу наличности из кассы;
- кассовой книги по форме № КО-4, дающей обобщенную информацию о кассовых операциях компании;
Какие документы передаются в государственный архив?
Документы передаются в государственный (муниципальный) архив по описям дел, документов постоянного срока хранения, утвержденным ЭПК. При первой передаче документов в государственный (муниципальный) архив передается историческая справка к фонду.
Каким образом в архиве хранятся дела?
Дела постоянного и временного хранения (свыше 10 лет), как правило, находятся в архиве организации. … Дела временного хранения (до 10 лет) хранятся централизованно в организации, а по истечении срока хранения уничтожаются. Уничтожение документов и дел оформляется актом.
Что сдается в архив?
Для передачи документов в архив необходимы описи дел, предисловия к описям, историческая справка.
…
На обложке дела должна присутствовать следующая информация:
- наименование организации;
- код структурного подразделения;
- номер дела;
- заголовок дела;
- количество листов;
- даты дела;
- архивный шифр дела;
- срок хранения дела.
Для чего нужен архив в организации?
Необходимо напомнить, что основными задачами архива организации являются комплектование, хранение, учет и использование документов. … Документы архивов организаций являются открытыми для использования, исключение составляют документы ограниченного доступа.
Где хранятся документы до передачи в архив организации?
Документы передаются в государственный архив по утвержденным ЭПК архивного учреждения описям дел.
В каком документе содержится указание должностных окладов?
Устав – правовой акт, определяющий структуру, функции и права предприятия, организации, учреждения. Штатное расписание – правовой акт, определяющий структуру, численность и должностной состав работников организации с указанием должностных окладов.
Что такое архив документов?
Архив — это организация или ее структурное подразделение, которые осуществляют приём и хранение документ о в с целью использования ретроспективной информации. За хранение документов в крупной организации отвечает ведомственный архив, а архив организации малого и среднего бизнеса ведется секретарём или в канцелярий.
Какие этапы включает в себя подготовка документов?
Подготовка документов к передаче в архив
- Экспертиза ценности документов по личному составу (полистная);
- Изъятие документов временного срока хранения из дел;
- Научно-техническая обработка каждого приказа по личному составу;
- Внутренние описи к каждому делу;
- Переплет каждого дела;
- Оформление обложки и корешка каждого дела;
Как называется подготовка дела к передаче на архивное хранение?
Подготовка дел к передаче в архив — это систематизация и составление описи документов, передаваемых на хранение, с целью сохранения данных о деятельности организации с возможностью быстрого поиска необходимой информации.
Что прикладывается к каждому сформированному комплекту документов при передаче дел в архив?
Для обеспечения сохранности сформированные документы для передачи дела в архив прошиваются путем выполнения 4 проколов. … К каждой единице прикладывается лист-заверитель с указанием особенностей физического состояния документов.